Salon: wizyty bez przerywania zabiegu
W salonie fryzjerskim, kosmetycznym czy w studiu paznokci telefon dzwoni najczęściej wtedy, gdy obie ręce są zajęte klientką. Większość rozmów to terminy, przełożenia i pytania o usługi lub czas zabiegu. Takie sprawy da się opisać zasadami i powierzyć asystentowi.
Asystent sprawdza grafik w kalendarzu Google lub Outlook, proponuje wolne godziny i zapisuje wizytę dopiero po potwierdzeniu klientki i udanym zapisie. Reklamacje koloru, wyceny indywidualnych zabiegów i prośby o konkretną stylistkę zostają przy ludziach.
- Pytanie o sobotę rano
- Grafik sprawdzony w kalendarzu
- Wizyta zapisana dopiero po potwierdzeniu
Serwis: kompletne zgłoszenie za pierwszym razem
Serwis AGD, ekspresów czy rowerów traci najwięcej czasu na oddzwanianie po brakujące dane. Klient mówi „coś się zepsuło”, a technik potrzebuje modelu, objawu, czasu wystąpienia usterki i informacji o gwarancji.
Asystent zadaje te pytania po kolei i zapisuje zgłoszenie dopiero, gdy ma komplet. Technik dostaje gotowe zgłoszenie w panelu i notatkę e-mail. Wyceny naprawy asystent nie podaje, jeśli nie ma jej w cenniku firmy.
- Model, usterka, od kiedy, gwarancja
- Zgłoszenie bez oddzwaniania
- Wycena tylko z cennika firmy
Firma instalacyjna: pilność i bezpieczeństwo
Instalatorzy, hydraulicy i serwisanci ogrzewania pracują w terenie, często na dachu albo w kotłowni. Telefony dotyczą przeglądów, montaży i awarii, a część z nich jest pilna. Tu najważniejsze są pytania bezpieczeństwa ustalone przez firmę.
Przy zgłoszeniu awarii pieca asystent pyta o kod błędu i o zapach gazu. Przy zapachu gazu od razu wskazuje numer alarmowy 112 i pogotowie gazowe 992, a dopiero potem przyjmuje zgłoszenie. Pilne sprawy trafiają do dyżurnego według reguły firmy.
- Kod błędu i pytanie o zapach gazu
- Pilne zgłoszenie oznaczone dla dyżurnego
- Dyspozytor wie, z czym jechać
Biuro nieruchomości: oferta i prośba o oglądanie
W biurze nieruchomości opiekun oferty bywa na prezentacji, a klient chce wiedzieć, czy mieszkanie jest aktualne i kiedy można je obejrzeć. Asystent odpowiada z danych biura: o godziny, dokumenty i podstawowe informacje o ofertach, które firma udostępni.
Prośbę o oglądanie przekazuje opiekunowi oferty z krótkim podsumowaniem: która oferta, jaki termin pasuje klientowi i jak się z nim skontaktować. Negocjacje ceny i warunków zostają przy człowieku.
- Pytanie o konkretną ofertę
- Prośba przekazana opiekunowi
- Opiekun oddzwania z pełną informacją
Sklep internetowy: zwroty i dostawy po godzinach
Do sklepu internetowego dzwonią wieczorem i w weekend, kiedy obsługa już nie pracuje. Pytania dotyczą zwrotów, czasu dostawy, płatności i reklamacji, czyli spraw opisanych w regulaminie.
Asystent odpowiada z regulaminu sklepu i zostawia zgłoszenie zwrotu lub reklamacji, które zespół widzi rano w panelu. Status konkretnego zamówienia asystent przyjmuje dziś jako prośbę z numerem zamówienia dla obsługi; połączenie ze sklepem internetowym ustalamy osobno.
- Pytanie o zwrot po godzinach
- Odpowiedź z regulaminu sklepu
- Zgłoszenie czeka rano w panelu
Od czego zacząć w swojej firmie
Wybierz jedną sprawę, która powtarza się najczęściej i którą potrafisz opisać od początku do końca. Opisz ją w demo, sprawdź odpowiedzi na trudne pytania i ustaw przekierowanie po kilku sygnałach. Wtedy asystent odbiera tylko te rozmowy, których i tak nie zdążysz odebrać.
Gdy pierwsza sprawa działa, dodawaj kolejne: prośby o kontakt, zgłoszenia, przekazanie rozmowy. Plan przygotowania opisujemy w poradniku „Jak przygotować firmę na recepcję AI”.
Do sprawdzenia w Twojej firmie
- Jedna powtarzalna sprawa na start
- Zasady i wiedza dla tej sprawy
- Lista spraw, które zostają przy ludziach
- Potrzebna integracja: kalendarz, zgłoszenia albo przekazanie
- Przekierowanie po kilku sygnałach na początek
Pytania i odpowiedzi
Dla jakich firm asystent telefoniczny AI ma sens?
Dla firm, w których telefon odbiera ta sama osoba, która obsługuje klienta na miejscu albo pracuje w terenie: salonów, serwisów, firm instalacyjnych, biur i sklepów internetowych. Mniej sensu ma tam, gdzie każda rozmowa wymaga indywidualnej oceny.
Czy asystent sprawdzi status zamówienia w moim sklepie?
Dziś przyjmuje prośbę z numerem zamówienia i przekazuje ją obsłudze. Połączenie ze sklepem internetowym ustalamy indywidualnie.
Czy asystent obsłuży kilka lokalizacji?
Tak. Plan Firma obejmuje 2 lokalizacje, a Pro 5. Każda lokalizacja ma własne godziny, usługi i kalendarz. Kolejna lokalizacja kosztuje 149 zł / mies..
Sprawdź te zasady na przykładowej firmie w demo.
Opisz firmę w czacie panelu i zadaj asystentowi pytania z tego poradnika. Dane mogą być zmyślone.
Scenariusze branżowe na podstawie stron branżowych FONVEL i funkcji dostępnych w planach. Firmy w filmach mają wymyślone nazwy i nie są klientami FONVEL.